KSeF dla branży
Handel detaliczny
Sklepy stacjonarne pracują głównie z klientami indywidualnymi. Paragony nie wymagają KSeF, ale faktury dla firm - już tak.
Kluczowa zasada
Paragon z kasy = bez KSeF. Faktura na NIP firmy = przez KSeF. Większość transakcji w handlu detalicznym to paragony - nie wymagają KSeF.
Dwa światy w jednym sklepie
🧾 Sprzedaż paragonowa (B2C)
- ✓ Klient indywidualny kupuje towar
- ✓ Paragon z kasy fiskalnej
- ✓ Faktura "na żądanie" dla osoby prywatnej
- ✓ BEZ KSeF
~90% transakcji w typowym sklepie
📋 Sprzedaż firmowa (B2B)
- • Firma kupuje towary na fakturę
- • Faktura VAT z NIP nabywcy
- • Sprzedaż hurtowa dla firm
- • PRZEZ KSeF
~10% transakcji w typowym sklepie
Typowe sytuacje w sklepie
Klient kupuje chleb i mleko
→ Paragon z kasy. Bez KSeF.
Klient prosi o fakturę (osoba prywatna)
→ Faktura bez NIP, sprzedaż B2C. Bez KSeF.
Firma kupuje artykuły biurowe na fakturę
→ Faktura z NIP. Przez KSeF.
Restauracja zamawia produkty spożywcze
→ B2B, faktura na NIP restauracji. Przez KSeF.
Szkoła kupuje materiały na fakturę
→ Instytucja z NIP. Przez KSeF.
Faktury "na żądanie" a KSeF
Klient może poprosić o fakturę zamiast paragonu. Ważne rozróżnienie:
Osoba prywatna
Faktura bez NIP (lub z PESEL) - to nadal B2C.
Bez KSeF.
Firma (podaje NIP)
Faktura z NIP nabywcy - to B2B.
Przez KSeF.
Jak przygotować sklep?
- Oceń proporcję B2B
Ile faktur z NIP wystawiasz miesięcznie? 10? 100? 1000? - Sprawdź system kasowy
Czy Twój POS/kasa ma moduł faktur z integracją KSeF? - Przeszkol kasjerów
Muszą wiedzieć kiedy faktura idzie przez KSeF (gdy klient podaje NIP firmy) - Wybierz metodę autoryzacji
Przy wielu fakturach B2B - pieczęć elektroniczna automatyzuje proces
Systemy kasowe a KSeF
Większość nowoczesnych systemów kasowych (POS) wprowadza lub już ma integrację z KSeF. Sprawdź u dostawcy swojego systemu:
- Czy wystawianie faktur B2B jest zintegrowane z KSeF?
- Jak wygląda proces dla kasjera?
- Czy potrzebna jest pieczęć czy Profil Zaufany?
Praktyczne rozwiązania
Mało faktur B2B (<50/mies.)
- • Profil Zaufany wystarczy
- • Ręczne logowanie przy fakturach B2B
- • Niski koszt uruchomienia
Dużo faktur B2B (>50/mies.)
- • Pieczęć elektroniczna zalecana
- • Automatyzacja wysyłki do KSeF
- • Integracja z systemem kasowym
Podsumowanie
Dla handlu detalicznego:
- ✓ Paragony z kasy - bez KSeF
- ✓ Faktury dla osób prywatnych - bez KSeF
- ✓ Faktury z NIP (B2B) - przez KSeF
- ✓ Sprawdź integrację systemu kasowego z KSeF