Pytania i odpowiedzi o KSeF

KSeF to po prostu nowy, obowiązkowy sposób wystawiania faktur przez internet. Zamiast wysyłać fakturę mailem lub dawać ją klientowi w papierze, wysyłasz ją przez system rządowy. Faktura trafia do centralnej bazy, a Twój klient może ją stamtąd pobrać. Wszystko dzieje się automatycznie przez Twój program do faktur.

Tak, od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm płacących VAT w Polsce. Jeśli masz firmę i wystawiasz faktury VAT - musisz korzystać z KSeF. Nie ma znaczenia czy masz dużą firmę, czy jednoosobową działalność gospodarczą.

Zacznij od trzech kroków: 1) Sprawdź czy Twój program do faktur obsługuje KSeF (większość popularnych programów już to ma). 2) Załóż pieczęć elektroniczną lub przygotuj Profil Zaufany do logowania. 3) Włącz integrację z KSeF w swoim programie i wystaw pierwszą testową fakturę. Możesz zacząć już teraz, żeby się przyzwyczaić.

Nie musisz mieć komputera. KSeF możesz obsługiwać przez smartfon - jest oficjalna aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów. Możesz też logować się przez przeglądarkę na telefonie. Jednak do wygodnej pracy przy wielu fakturach komputer jest praktyczniejszy.

Nie, KSeF nie jest trudny jeśli masz dobry program do faktur. Cała praca z KSeF odbywa się automatycznie - Ty wystawiasz fakturę tak jak zawsze, a program sam wysyła ją do KSeF w tle. Nie musisz rozumieć technikaliów. Jeśli potrafisz obsługiwać swój obecny program do faktur, poradzisz sobie z KSeF.

Dla małych i średnich firm termin to 1 kwietnia 2026 roku. Kary za brak KSeF zaczną obowiązywać od 1 sierpnia 2026. Masz więc trochę czasu, ale nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę. Zalecamy zacząć przygotowania minimum 2-3 miesiące wcześniej, żeby wszystko spokojnie przetestować.

Sam KSeF (system rządowy) jest całkowicie bezpłatny. Możesz wystawiać i odbierać faktury bez żadnych opłat używając darmowej Aplikacji Podatnika. Koszty mogą pojawić się tylko jeśli chcesz automatyzację - pieczęć elektroniczna (300-500 zł/rok) lub komercyjny program do faktur (od 20 zł/mies.).

Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez system w momencie jej przyjęcia. Składa się z cyfr i liter (np. 1234567890-20260115-ABC123XYZ). Jest dowodem, że faktura została zarejestrowana w systemie. Nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury - masz oba numery na fakturze.

Od 1 lutego 2026 roku KSeF staje się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw - firm z przychodem powyżej 200 mln zł rocznie. Te firmy muszą wystawiać wszystkie faktury B2B przez KSeF. Mniejsze firmy jeszcze nie muszą, ale mogą korzystać dobrowolnie.

Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników VAT - małych i średnich firm, jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów. To kluczowa data dla większości przedsiębiorców. Od tego dnia każda faktura B2B musi iść przez KSeF.

Kary za nieużywanie KSeF zaczną obowiązywać od 1 sierpnia 2026 roku. Do tego czasu (luty-lipiec 2026) trwa tzw. okres ochronny - musisz używać KSeF, ale za błędy i niedopatrzenia nie będziesz karany. Od sierpnia kary mogą sięgać do 100% VAT na fakturze.

Okres ochronny to czas od wejścia obowiązkowego KSeF (luty/kwiecień 2026) do 1 sierpnia 2026, kiedy musisz już używać KSeF, ale nie grożą Ci kary za błędy. Możesz w tym czasie popełniać pomyłki, uczyć się systemu bez ryzyka finansowego. To czas na wdrożenie się.

Harmonogram KSeF 2026: 1) Listopad 2025 - dostępne nowe certyfikaty. 2) 1 lutego 2026 - obowiązkowy dla dużych firm (>200 mln zł). 3) 1 kwietnia 2026 - obowiązkowy dla wszystkich VAT-owców. 4) 1 sierpnia 2026 - koniec okresu ochronnego, kary aktywne. 5) Grudzień 2026 - koniec tokenów autoryzacyjnych.

Tokeny autoryzacyjne KSeF będą działać do końca 2026 roku (31 grudnia 2026). Od 2027 roku jedyną metodą autoryzacji automatycznej będą certyfikaty/pieczęcie elektroniczne. Jeśli używasz tokena, przejdź na pieczęć elektroniczną przed końcem 2026.

Mikroprzedsiębiorcy (przychód do 2 mln euro) mają te same terminy co pozostali - obowiązek od 1 kwietnia 2026. Nie ma osobnego, późniejszego terminu dla najmniejszych firm. Jedyne co ich różni to prawdopodobnie mniejsza złożoność wdrożenia - wystarczy prosty program lub darmowa Aplikacja Podatnika.

W spółce z o.o. KSeF wdraża się przez: 1) Zakup pieczęci elektronicznej na NIP spółki (nie osoby). 2) Złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego wskazującego osoby uprawnione. 3) Konfigurację programu księgowego. W spółce uprawnienia może mieć zarząd lub wyznaczeni pracownicy - to różni się od JDG.

Spółka cywilna ma własny NIP i musi korzystać z KSeF jako odrębny podmiot. Pieczęć elektroniczna nie jest obowiązkowa (można używać Profilu Zaufanego wspólnika), ale jest zalecana dla automatyzacji. Każdy wspólnik może mieć uprawnienia do KSeF spółki - ustalcie kto będzie wystawiał faktury.

W JDG wdrożenie jest najprostsze: 1) Sprawdź czy Twój program obsługuje KSeF i włącz integrację. 2) Loguj się Profilem Zaufanym (darmowe) lub kup pieczęć elektroniczną (dla automatyzacji). Nie musisz składać ZAW-FA - jako właściciel masz automatycznie pełne uprawnienia do KSeF swojej firmy.

Tak, jeśli fundacja lub stowarzyszenie jest czynnym podatnikiem VAT i wystawia faktury VAT, musi korzystać z KSeF. Dotyczy to NGO prowadzących działalność gospodarczą. Organizacje wystawiające tylko rachunki (nie faktury VAT) lub zwolnione z VAT podmiotowo nie muszą używać KSeF.

Spółki jawne i komandytowe mają własny NIP i korzystają z KSeF jak inne spółki. Konieczny jest formularz ZAW-FA wskazujący osoby uprawnione (zwykle wspólnicy lub wyznaczeni pracownicy). Pieczęć elektroniczna jest na NIP spółki. Każdy wspólnik może otrzymać uprawnienia - ustalcie odpowiedzialność.

Wspólnoty mieszkaniowe zwykle nie są podatnikami VAT (zwolnienie podmiotowe) i nie wystawiają faktur VAT - więc KSeF ich nie dotyczy. Jeśli jednak wspólnota jest zarejestrowana jako podatnik VAT i wystawia faktury (np. za wynajem powierzchni), musi korzystać z KSeF jak każdy inny podatnik.

ZAW-FA to formularz zgłoszenia osoby uprawnionej do KSeF, składany do urzędu skarbowego. Potrzebny dla spółek i innych podmiotów wieloosobowych, gdzie trzeba wskazać kto może korzystać z KSeF (zarząd, pracownicy, biuro rachunkowe). JDG nie musi składać ZAW-FA - właściciel ma uprawnienia automatycznie.

Tak, prokurent może otrzymać uprawnienia do KSeF spółki. Należy złożyć formularz ZAW-FA wskazujący prokurenta jako osobę uprawnioną. Podobnie można nadać uprawnienia głównej księgowej, dyrektorowi finansowemu lub innym pracownikom. Uprawnienia można ograniczyć (tylko odczyt) lub dać pełne (wystawianie faktur).

Nie, jeśli jesteś zwolniony z VAT podmiotowo (np. przychód poniżej 200 tys. zł) i nie wystawiasz faktur VAT - KSeF Cię nie dotyczy. Wystawiasz tylko rachunki lub faktury bez VAT. Jeśli jednak dobrowolnie zarejestrujesz się jako VAT-owiec, musisz używać KSeF jak wszyscy.

To zależy od VAT, nie od formy opodatkowania dochodów. Jeśli jesteś ryczałtowcem I czynnym VAT-owcem (wystawiasz faktury VAT) - musisz używać KSeF. Jeśli jesteś ryczałtowcem zwolnionym z VAT - KSeF Cię nie dotyczy. Forma ryczałtu (przychodów) nie ma tu znaczenia.

Nie, rolnicy ryczałtowi są zwolnieni z obowiązku KSeF. Wystawiają faktury VAT RR (kupujący wystawia za rolnika) i te dokumenty nie idą przez KSeF. Jeśli jednak rolnik zrezygnuje ze statusu ryczałtowego i stanie się czynnym VAT-owcem, wtedy musi używać KSeF jak inni przedsiębiorcy.

Tak, jeśli zagraniczna firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT w Polsce i wystawia faktury z polskim VAT, musi używać KSeF. Dotyczy to oddziałów firm zagranicznych i firm zarejestrowanych dla VAT w Polsce bez siedziby. Faktury wewnątrzwspólnotowe (do innych krajów UE) nie idą przez polski KSeF.

Nie, najem prywatny (poza działalnością gospodarczą) nie wymaga KSeF. Nawet jeśli wystawiasz rachunki najemcom, to nie są to faktury VAT i KSeF Cię nie dotyczy. KSeF obowiązuje tylko przy najmie w ramach działalności gospodarczej, gdy jesteś czynnym VAT-owcem.

Korekta w KSeF: 1) W programie wybierz fakturę do skorygowania. 2) Kliknij 'Wystaw korektę'. 3) Wpisz co się zmienia (np. ilość, cena, dane). 4) Korekta musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. 5) Wyślij do KSeF - korekta dostanie własny numer KSeF. Nie można edytować faktury już wysłanej - tylko korekta.

Błędny NIP to jeden z najpoważniejszych błędów. Musisz: 1) Wystawić korektę 'do zera' (zerującą całą fakturę z błędnym NIP). 2) Wystawić nową fakturę z poprawnym NIP. Korekta z samą zmianą NIP nie jest możliwa - trzeba wyzerować i wystawić od nowa. Klient z błędnym NIP może mieć problem z odliczeniem VAT.

Odrzucenie oznacza błąd w strukturze XML faktury. Sprawdź: 1) Czy wszystkie wymagane pola są wypełnione. 2) Czy NIP nabywcy jest prawidłowy. 3) Czy daty są logiczne. 4) Komunikat błędu (UPO negatywne) wskaże przyczynę. Popraw błąd w programie i wyślij ponownie. Odrzucona faktura nie istnieje w KSeF - nie jest wystawiona.

Najczęstsze błędy KSeF: 1) Błędny NIP (nieistniejący lub nieprawidłowa suma kontrolna). 2) Brak wymaganych pól (nazwa, adres, kwoty). 3) Nieprawidłowy format daty. 4) Błędna struktura XML (źle zamknięte tagi). 5) Niezgodność kwot (suma pozycji ≠ suma faktury). 6) Nieaktywny certyfikat/pieczęć. Komunikat UPO zawiera kod błędu.

Jeśli faktura powinna iść przez KSeF a nie ma numeru KSeF, to znaczy że: 1) Nie została jeszcze wysłana (sprawdź status w programie). 2) Została odrzucona (sprawdź komunikat błędu). 3) Wysyłka jest w toku (KSeF przetwarza). Faktura bez numeru KSeF nie jest ważna po wejściu obowiązkowego KSeF. Wyślij ponownie.

Tryb awaryjny aktywuje się gdy: 1) KSeF ma awarię ogłoszoną przez MF. 2) Nie masz internetu. W trybie awaryjnym wystawiasz fakturę z oznaczeniem 'tryb awaryjny' i specjalnym kodem. Faktura jest ważna od razu. Po przywróceniu KSeF musisz wysłać ją do systemu w ciągu 7 dni roboczych.

Tryb offline24 to nowa opcja w KSeF 2.0 pozwalająca wystawiać faktury offline przez 24 godziny bez ogłaszania awarii przez MF. Wystarczy problem techniczny po Twojej stronie (brak internetu, awaria sprzętu). Faktura ma specjalne oznaczenie i musi trafić do KSeF gdy odzyskasz połączenie. Idealne dla firm z niestabilnym internetem.

Gdy KSeF nie działa: 1) Sprawdź status na stronie MF (ksef.podatki.gov.pl) - czy jest ogłoszona awaria. 2) Sprawdź swój internet i program. 3) Jeśli awaria KSeF - wystawiaj w trybie awaryjnym z oznaczeniem. 4) Jeśli problem po Twojej stronie - użyj offline24. 5) Po przywróceniu działania wyślij faktury do KSeF w ciągu 7 dni.

Tak, możesz używać trybu offline/awaryjnego. Faktura wystawiona offline jest ważna od razu dla klienta. Musisz tylko: 1) Oznaczyć ją jako wystawioną w trybie offline. 2) Wysłać do KSeF w ciągu 7 dni gdy odzyskasz internet. Jeśli regularnie nie masz internetu w miejscu pracy, rozważ mobilny internet lub aplikację mobilną z offline.

Nadawanie uprawnień: 1) Dla spółek - złóż ZAW-FA w urzędzie skarbowym. 2) Dla JDG - możesz nadać przez Aplikację Podatnika online. Typy uprawnień: odczyt faktur, wystawianie faktur, zarządzanie (pełne). Biuro rachunkowe potrzebuje minimum uprawnień do wystawiania. Możesz nadać uprawnienia na czas określony.

Odwołanie uprawnień: 1) Złóż formularz ZAW-FA z informacją o cofnięciu uprawnień. 2) Lub zrób to online przez Aplikację Podatnika (dla JDG). Odwołanie jest natychmiastowe. Zalecane gdy: pracownik odchodzi z firmy, zmieniasz biuro rachunkowe, podejrzewasz nadużycie. Zawsze monitoruj kto ma dostęp do KSeF Twojej firmy.

Certyfikaty KSeF są dostępne od listopada 2025. Proces: 1) Wejdź na stronę KSeF MF → Moduł Certyfikatów (MCU). 2) Zaloguj się przez pełnomocnika/właściciela firmy. 3) Wygeneruj certyfikat dla podmiotu. 4) Zapisz certyfikat i hasło bezpiecznie. 5) Zaimportuj do programu księgowego. Certyfikat umożliwia automatyczne wysyłanie faktur.

Są dwa główne typy: 1) Certyfikat dla podmiotu (firmy) - pozwala automatycznie wysyłać faktury bez logowania, związany z NIP. 2) Certyfikat osoby fizycznej - dla podpisu kwalifikowanego właściciela/upoważnionego. Dla automatyzacji potrzebujesz certyfikat podmiotu (lub pieczęć elektroniczną). Certyfikat osoby służy do ręcznego dostępu.

Tokeny autoryzacyjne wygasają i nie będą odnawiane - KSeF przechodzi na certyfikaty. Jeśli token wygasł: 1) Wygeneruj nowy certyfikat podmiotu w MCU (Moduł Certyfikatów). 2) Lub kup pieczęć elektroniczną kwalifikowaną. 3) Tokeny przestaną działać całkowicie z końcem 2026. Przejdź na certyfikat/pieczęć jak najszybciej.

Aby biuro rachunkowe mogło wystawiać faktury w KSeF: 1) Złóż formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego. 2) Wpisz dane biura/osoby z biura jako uprawnionego. 3) Określ zakres: wystawianie, odczyt, czy pełne zarządzanie. 4) Biuro loguje się swoimi danymi, ale działa w imieniu Twojej firmy. Możesz w każdej chwili cofnąć uprawnienia.

Pieczęć elektroniczna jest dla firmy (NIP) - pozwala na automatyczną wysyłkę faktur bez udziału człowieka. Podpis kwalifikowany jest dla osoby (PESEL) - wymaga ręcznego podpisywania. Dla automatyzacji KSeF wybierz pieczęć. Podpis kwalifikowany przyda się do logowania do Aplikacji Podatnika i podpisywania umów.

Certyfikat jest lepszy i przyszłościowy. Tokeny to stara metoda autoryzacji - przestaną działać z końcem 2026. Certyfikaty (lub pieczęcie elektroniczne) to standard KSeF 2.0. Jeśli jeszcze używasz tokena, przejdź na certyfikat podmiotu lub pieczęć elektroniczną. To jednorazowy wysiłek, który zapewni ciągłość działania.

Aplikacja Podatnika (darmowa od MF): wystarczy dla kilku faktur miesięcznie, wymaga ręcznego logowania za każdym razem, brak automatyzacji. Program komercyjny: automatyczna wysyłka faktur, integracja z magazynem/CRM, wygoda przy wielu fakturach. Dla 1-10 faktur/mies. wystarczy aplikacja. Powyżej - warto zainwestować w program.

Oba to renomowani polscy dostawcy pieczęci kwalifikowanych. Certum (Asseco): największy w Polsce, szeroka sieć punktów weryfikacji, ceny od ~349 zł/rok. EuroCert: nieco tańszy (~299 zł/rok), mniejsza sieć punktów. Obie pieczęcie działają identycznie w KSeF. Wybierz według ceny i dostępności punktu weryfikacji w Twojej okolicy.

Profil Zaufany: darmowy, wymaga ręcznego logowania przy każdej sesji, dobry dla kilku faktur. Pieczęć elektroniczna: płatna (300-500 zł/rok), pozwala na pełną automatyzację bez logowania, niezbędna dla wielu faktur. Jeśli wystawiasz <10 faktur/mies. - wystarczy Profil Zaufany. Więcej - pieczęć się szybko zwróci w oszczędności czasu.

Nie, faktury B2C (dla osób fizycznych bez działalności) nie muszą iść przez KSeF. Możesz je wystawiać tradycyjnie - w programie, drukować, wysyłać mailem. KSeF dotyczy tylko transakcji B2B między firmami (faktura na NIP). To duże ułatwienie dla sklepów i usług dla konsumentów.

Tak, jeśli klient żąda faktury do paragonu z NIP (faktura do paragonu), ta faktura musi iść przez KSeF - bo jest wystawiana na firmę (NIP). Sam paragon fiskalny nie idzie przez KSeF. Jeśli klient nie chce faktury - wystarczy paragon. Jeśli żąda faktury na NIP - przez KSeF.

Jeśli sprzedajesz głównie konsumentom (B2C) na paragony - KSeF nie wpływa na Twoją codzienną pracę. Tylko gdy klient firmowy poprosi o fakturę na NIP - wtedy przez KSeF. Dla sklepów B2C KSeF to zmiana tylko przy fakturach firmowych, nie przy sprzedaży detalicznej na paragony.

Integracja WooCommerce z KSeF: 1) Zainstaluj wtyczkę do faktur z KSeF (np. WP Desk, Flavor). 2) Połącz wtyczkę z KSeF przez API (podaj certyfikat/pieczęć). 3) Skonfiguruj automatyczne wystawianie faktur przy zamówieniach B2B. Faktury B2C nie muszą iść przez KSeF. Większość wtyczek rozróżnia to automatycznie po NIP.

PrestaShop + KSeF: 1) Znajdź moduł do KSeF w PrestaShop Addons lub od polskich dostawców. 2) Zainstaluj i skonfiguruj połączenie z API KSeF. 3) Ustaw automatyczne wystawianie faktur dla zamówień z NIP. Podobnie jak w WooCommerce - faktury B2C nie wymagają KSeF. Moduły od ok. 200-500 zł jednorazowo.

BaseLinker ma wbudowaną integrację z KSeF. W ustawieniach: 1) Przejdź do Integracje → KSeF. 2) Podaj certyfikat/pieczęć elektroniczną. 3) Skonfiguruj automatyczne wysyłanie faktur B2B. BaseLinker automatycznie rozpoznaje zamówienia firmowe (z NIP) i wysyła je do KSeF. Idealne dla multichannel e-commerce.

Dla sprzedaży na Allegro: 1) Allegro samo nie wystawia faktur - robisz to w swoim programie. 2) Użyj BaseLinker lub innego integratora który pobiera zamówienia i wystawia faktury. 3) Dla zamówień z NIP - faktury idą przez KSeF. 4) Dla B2C (większość na Allegro) - bez KSeF. Automatyzacja przez integrator oszczędza mnóstwo czasu.

Comarch Optima ma pełną integrację z KSeF. Włączenie: 1) Aktualizuj Optimę do najnowszej wersji. 2) W konfiguracji firmy włącz moduł KSeF. 3) Podaj certyfikat/pieczęć lub dane do autoryzacji. 4) Faktury będą automatycznie wysyłane do KSeF przy zatwierdzaniu. Dokumentacja na stronie Comarch.

Insert Subiekt GT obsługuje KSeF. Konfiguracja: 1) Sprawdź czy masz najnowszą wersję Subiekta. 2) W ustawieniach firmy włącz integrację KSeF. 3) Zaimportuj certyfikat lub skonfiguruj pieczęć elektroniczną. 4) Przy wystawianiu faktur pojawi się opcja wysyłki do KSeF. Szczegóły w dokumentacji Insert.

Tak, enova365 ma wbudowaną obsługę KSeF. Konfiguracja: 1) Włącz moduł KSeF w ustawieniach systemu. 2) Skonfiguruj metodę autoryzacji (certyfikat/pieczęć). 3) Faktury mogą być wysyłane automatycznie lub ręcznie. 4) System obsługuje też odbieranie faktur zakupowych z KSeF. Dokumentacja na stronie Soneta.

Programy Sage Symfonia (Handel, Finanse i Księgowość) obsługują KSeF. Włączenie: 1) Zaktualizuj do najnowszej wersji. 2) W konfiguracji włącz integrację KSeF. 3) Podaj dane autoryzacyjne (certyfikat). 4) Faktury wysyłane są przy zapisie lub wsadowo. Szczegóły zależą od modułu - sprawdź dokumentację Sage.

Shoper oferuje integrację z KSeF przez aplikacje partnerskie. W Shoper App Store znajdziesz dodatki do automatycznego wystawiania faktur KSeF. Alternatywnie połącz Shoper z BaseLinker lub Fakturownią, które obsługują KSeF. Dla B2C (większość sklepu) KSeF nie jest wymagany - tylko faktury na NIP.

Koszty zależą od wielkości firmy: Mała firma (do 10 faktur/mies.): 0-500 zł (darmowa aplikacja lub podstawowa konfiguracja). Średnia firma: 500-3000 zł (pieczęć + konfiguracja programu + szkolenie). Duża firma: 3000-30000 zł (integracje, wiele systemów, wdrożenie). Plus koszty stałe: pieczęć ~400 zł/rok, program od 0-200 zł/mies.

Ceny pieczęci elektronicznych kwalifikowanych: Certum: od 349 zł/rok (podstawowa) do 599 zł/rok (z czytnikiem). EuroCert: od 299 zł/rok. KIR: od 400 zł/rok. Ceny mogą wzrosnąć przed obowiązkowym KSeF. Pieczęć jest jednorazowym wydatkiem rocznym - nie płacisz za każdą fakturę.

Zsumuj: 1) Pieczęć elektroniczna: 300-600 zł/rok (jeśli chcesz automatyzację). 2) Program do faktur: 0-200 zł/mies. (sprawdź czy obecny obsługuje KSeF). 3) Wdrożenie jednorazowe: 0-3000 zł (zależnie od złożoności). 4) Ewentualne szkolenie: 0-500 zł. Dla typowej małej firmy: ok. 500-1500 zł w pierwszym roku, potem ~400-600 zł/rok.

Status faktury sprawdzisz: 1) W swoim programie księgowym - przy fakturze powinien być status (wysłana/odrzucona/oczekuje). 2) W Aplikacji Podatnika KSeF - zaloguj się i zobacz listę faktur. 3) Po numerze KSeF - każda przyjęta faktura ma unikalny numer. Brak numeru KSeF = faktura nie jest w systemie (nie wysłana lub odrzucona).

Pobieranie faktur od dostawców: 1) Automatycznie - Twój program księgowy może pobierać faktury automatycznie (ustaw integrację). 2) Ręcznie - zaloguj się do Aplikacji Podatnika, znajdź fakturę, pobierz XML lub PDF. 3) Przez API - dla zaawansowanych integracji. Faktury wystawione na Twój NIP trafiają do KSeF automatycznie - nie musisz ich szukać.

Tak, KSeF działa 24/7, przez całą dobę, 7 dni w tygodniu - również w weekendy, święta i w nocy. Możesz wystawiać i odbierać faktury o każdej porze. System jest zaprojektowany na ciągłą dostępność, choć mogą zdarzać się planowane przerwy serwisowe (ogłaszane z wyprzedzeniem).

Po wysłaniu faktury do KSeF możesz: 1) Nic nie robić - klient pobierze ją ze swojego KSeF automatycznie (ma ten sam numer). 2) Wysłać PDF mailem - większość programów generuje PDF z numerem KSeF. 3) Wydrukować kopię - dla klientów wolących papier. Oryginał jest w KSeF, reszta to kopie pomocnicze.

Tak, jedną z korzyści KSeF jest skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Warunek: wszystkie Twoje faktury (sprzedażowe i zakupowe) są w KSeF. Dla firm regularnie otrzymujących zwroty VAT to znacząca korzyść finansowa - pieniądze wracają 3 tygodnie szybciej.

Checklist gotowości: ✓ Program do faktur obsługuje KSeF i jest aktualny. ✓ Mam pieczęć elektroniczną lub Profil Zaufany do logowania. ✓ Przetestowałem wystawianie faktur w środowisku testowym KSeF. ✓ Moi pracownicy/księgowa wiedzą jak używać KSeF. ✓ Mam plan awaryjny na wypadek problemów technicznych. ✓ Poinformowałem kluczowych klientów o zmianach.