Obowiazki przedsiębiorców w KSeF
Kompletna lista obowiazkow wynikajacych z Krajowego Systemu e-Faktur. Sprawdź co musisz zrobic jako przedsiebiorca przed 2026 rokiem.
Krotka lista obowiazkow
- Wystawianie faktur przez KSeF
- Posiadanie autoryzacji (pieczęć/certyfikat)
- Integracja programu ksiegowego
- Odbieranie faktur z KSeF
- Przechowywanie dokumentacji
- Przeszkolenie personelu
1. Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF
Od momentu wejscia w zycie obowiązku (1 lutego 2026 dla duzych firm, 1 kwietnia 2026 dla pozostalych), wszystkie faktury VAT muszą być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur.
Faktury objetle obowiazkiem:
Objete KSeF
- • Faktury sprzedazy (B2B)
- • Faktury dla podmiotow publicznych (B2G)
- • Faktury korygujace
- • Faktury zaliczkowe
- • Faktury zbiorcze
Wylaczenia
- • Faktury dla konsumentow (B2C) - opcjonalnie
- • Paragony fiskalne
- • Dokumenty niebedace fakturami VAT
- • Faktury zwolnione z VAT
2. Obowiązek posiadania autoryzacji
Aby wystawiać faktury w KSeF, musisz posiadac odpowiednia metodę autoryzacji. System KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury.
Podpis kwalifikowany
Dla osób fizycznych - osobiste podpisywanie
Wymagany przy kazdej fakturzeProfil Zaufany
Darmowa alternatywa - logowanie ręczne
Tylko dla dostepu przez portalRekomendacja: Dla firm zalecamy pieczęć kwalifikowana, która pozwala na automatyczne wystawianie faktur bez konieczności recznego podpisywania każdego dokumentu.
3. Obowiązek integracji programu ksiegowego
Twoj program do faktur musi być zintegrowany z KSeF. Mozesz wybrac jedna z opcji:
Opcja 1: Program z integracja
Wybierz program ksiegowy, który już posiada wbudowana integrację z KSeF. Faktura jest automatycznie wysylana do systemu.
Zobacz ranking programówOpcja 2: Wlasna integracja API
Jesli masz własny system, mozesz zintegrowac go z KSeF przez API. Wymaga to prac programistycznych.
Dokumentacja API →4. Obowiązek odbierania faktur
Oprócz wystawiania, musisz równiez odbierac faktury zakupowe z KSeF. System umozliwia automatyczne pobieranie faktur od kontrahentów.
Sposoby odbierania faktur:
Automatyczne pobieranie przez program
Program zintegrowany z KSeF automatycznie pobiera nowe faktury zakupowe
Reczne pobieranie z portalu
Logowanie do Aplikacji Podatnika i pobieranie faktur ręcznie
Aplikacja mobilna KSeF
Pobieranie faktur na telefon przez oficjalna aplikacje
5. Obowiązek przechowywania dokumentacji
Faktury wystawione przez KSeF są automatycznie przechowywane w systemie przez 10 lat. Nie musisz archiwizować faktur samodzielnie - KSeF robi to za Ciebie.
Co KSeF robi za Ciebie
- • Przechowywanie faktur przez 10 lat
- • Zapewnienie niezmiennosci dokumentów
- • Backup i bezpieczeństwo danych
- • Dostep do historii faktur
Co musisz zrobic sam
- • Przechowywac dokumenty sprzed KSeF
- • Archiwizowac dokumenty towarzyszace
- • Prowadzic ewidencje VAT
- • Przechowywac dowody zakupu bez faktury
6. Obowiązek przeszkolenia personelu
Wszystkie osoby w firmie, które wystawiaja lub odbieraja faktury, muszą znac zasady korzystania z KSeF.
Zakres szkolenia:
- Obsługa programu do faktur
- Wystawianie faktur w KSeF
- Korekty i anulowanie faktur
- Odbieranie faktur zakupowych
- Tryb awaryjny (offline)
- Rozwiazywanie problemow
Checklist przygotowania do KSeF
Potrzebujesz pomocy z wdrozeniem?
Oferujemy kompleksowe wsparcie w przygotowaniu firmy do KSeF - od wyboru oprogramowania, przez konfiguracje, po szkolenie zespolu.