Korekta faktury w KSeF - jak skorygowac fakture?
Kompletny poradnik dotyczacy korekt faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dowiedz sie jak wystawic fakture korygujaca, korekte do zera i note korygujaca.
Kluczowa zasada KSeF
W KSeF nie mozna edytowac ani usunac faktury, ktora zostala juz przeslana do systemu. Jedynym sposobem na poprawienie bledow jest wystawienie faktury korygującej. Faktura pierwotna zawsze pozostaje w systemie.
1. Rodzaje korekt w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur istnieja dwa glowne sposoby korygowania faktur. Kazdy z nich ma inne zastosowanie i moze byc wystawiony przez inna strone transakcji.
Faktura korygujaca
Wystawiana przez sprzedawce. Moze dotyczyc kwot, stawek VAT, ilosci, a takze danych nabywcy i sprzedawcy.
- • Zmiana kwoty netto/brutto
- • Zmiana stawki VAT
- • Zmiana ilosci towaru/uslugi
- • Poprawienie danych kontrahenta
- • Korekta do zera (anulowanie)
Nota korygujaca
Wystawiana przez nabywce. Dotyczy wylacznie danych formalnych, nie moze zmieniac kwot ani stawek VAT.
- • Poprawienie nazwy nabywcy
- • Poprawienie adresu
- • Poprawienie numeru NIP nabywcy
- • Korekta daty sprzedazy
- • Wymaga akceptacji sprzedawcy
2. Jak wystawic fakture korygujaca w KSeF - krok po kroku
Wystawienie faktury korygującej w KSeF przebiega przez Twoj program do faktur. Ponizej znajdziesz szczegolowa instrukcje:
Znajdz fakture do skorygowania
W programie do faktur znajdz fakture pierwotna, ktora chcesz skorygowac. Potrzebujesz jej numeru KSeF (identyfikatora przydzielonego przez system).
Wybierz opcje "Wystaw korekte"
W wiekszosci programow (WAPRO, Fakturownia, Comarch) znajdziesz opcje "Korekta" lub "Faktura korygujaca" przy wybranej fakturze.
Wprowadz poprawne dane
Zmien dane, ktore wymagaja korekty - kwoty, stawki VAT, ilosci, dane kontrahenta. Program automatycznie wyliczy roznice miedzy danymi pierwotnymi a skorygowanymi.
Podaj przyczyne korekty
Obowiazkowo wskazb przyczyne wystawienia korekty. Jest to wymagane pole na fakturze korygujacej w KSeF.
Wyslij korekte do KSeF
Faktura korygujaca jest automatycznie przesylana do KSeF i otrzymuje wlasny, nowy numer KSeF. System laczy ja z faktura pierwotna.
Poinformuj kontrahenta
Kontrahent automatycznie otrzyma korekte w KSeF. Mozesz go takze poinformowac o numerze KSeF korekty dla pewnosci.
3. Korekta do zera (zerujaca)
Korekta do zera (inaczej korekta zerujaca) jest stosowana, gdy chcesz calkowicie anulowac fakture. W KSeF nie mozna usunac faktury, dlatego jedynym sposobem jest wystawienie korekty, ktora redukuje wszystkie kwoty do zera.
Wazne: Korekta do zera nie usuwa faktury z KSeF. Faktura pierwotna nadal widnieje w systemie, ale jest „skompensowana" przez korekte zerujaca. Obydwa dokumenty pozostaja w archiwum KSeF.
Kiedy stosowac korekte do zera?
- Faktura wystawiona na zla firme (zly NIP nabywcy)
- Transakcja nie doszla do skutku (rezygnacja, anulowanie zamowienia)
- Faktura wystawiona omylkowo (duplikat, bledna usluga)
- Calkowity zwrot towaru lub rezygnacja z uslugi
Po wystawieniu korekty do zera mozesz wystawic nowa, poprawna fakture jesli transakcja nadal ma miejsce, ale z poprawnymi danymi.
4. Nota korygujaca w KSeF
Nota korygujaca to dokument wystawiany przez nabywce (odbiorca faktury), ktory sluzy do poprawienia danych formalnych na fakturze. W KSeF nota korygujaca rowniez musi zostac przeslana do systemu.
Nota korygujaca vs faktura korygujaca:
| Cecha | Faktura korygujaca | Nota korygujaca |
|---|---|---|
| Wystawca | Sprzedawca | Nabywca |
| Zakres zmian | Kwoty, stawki, ilosci, dane | Tylko dane formalne |
| Zmiana kwot | Tak | Nie |
| Akceptacja | Nie wymaga akceptacji | Wymaga akceptacji sprzedawcy |
| Numer KSeF | Otrzymuje wlasny numer | Otrzymuje wlasny numer |
5. Co mozna skorygowac na fakturze w KSeF?
Faktura korygujaca w KSeF pozwala na zmiane praktycznie kazdego elementu faktury pierwotnej. Ponizej lista najczesciej korygowanych danych:
Mozna skorygowac
- • Kwota netto i brutto
- • Stawka VAT
- • Ilosc towaru/uslugi
- • Cena jednostkowa
- • Dane nabywcy (NIP, nazwa, adres)
- • Dane sprzedawcy
- • Opis towaru/uslugi
- • Data sprzedazy
- • Sposob platnosci
- • Termin platnosci
Nie mozna zrobic
- • Usunac faktury z KSeF
- • Edytowac faktury bezposrednio w KSeF
- • Zmienic numeru KSeF faktury
- • Cofnac przeslania faktury do KSeF
- • Anulowac faktury (tylko korekta do zera)
6. Terminy i moment ujecia korekty
Moment ujecia korekty faktury w rozliczeniu VAT zalezy od przyczyny korekty. To wazne rozroznienie, ktore wplywa na prawidlowosc rozliczen podatkowych.
Moment ujecia korekty:
Blad na fakturze pierwotnej (korekta wstecz)
Jesli korekta wynika z bledu na fakturze pierwotnej (np. zla cena, zla ilosc), rozliczenie korekty nastepuje w okresie wystawienia faktury pierwotnej.
Nowe okolicznosci (korekta na biezaco)
Jesli korekta wynika z nowych okolicznosci (np. rabat, zwrot towaru), rozliczenie nastepuje w okresie wystawienia korekty.
W KSeF: Data ujecia korekty to data przeslania faktury korygującej do KSeF. W przypadku korekty in minus u nabywcy - moment otrzymania korekty w KSeF (data pojawienia sie w systemie).
7. Najczestsze bledy przy korektach w KSeF
Unikaj tych popularnych bledow, ktore moga prowadzic do problemow z rozliczeniem lub karami:
Brak numeru KSeF faktury pierwotnej na korekcie
Faktura korygujaca musi zawierac numer KSeF faktury, ktora koryguje. Bez tego powiazanie dokumentow bedzie niemozliwe.
Proba edycji faktury zamiast wystawienia korekty
W KSeF nie mozna edytowac istniejacych faktur. Zawsze musisz wystawic nowy dokument - fakture korygujaca.
Brak przyczyny korekty
Pole "przyczyna korekty" jest obowiazkowe w KSeF. Brak tego pola spowoduje odrzucenie faktury przez system.
Bledny moment ujecia korekty w rozliczeniu
Pamietaj o rozrozneniu miedzy korekta wsteczna (blad) a korekta na biezaco (nowe okolicznosci). Zly moment ujecia = koniecznosc korekty deklaracji.
Potrzebujesz programu do oboslugi korekt w KSeF?
WAPRO Mag i WAPRO Cloud automatyzuja wystawianie faktur korygujacych i przesylanie ich do KSeF. Prosty proces korekty w kilka klikniec.